Gestion du Système

guide de l’utilisateur gestion du système suite 550 375 water street, vancouver, british columbia, canada, v6b 5c6 sommaire ajouter et modifier des dispensateurs internes (cliniques) docid\ gcwrcjs9bicexk i z7k8 l'affichage général l'affichage référence l'affichage financier l'affichage spécial l'affichage accords l'affichage membre de ajouter et modifier des utilisateurs internes (non cliniques) docid\ gcwrcjs9bicexk i z7k8 changer des mots de passe docid\ gcwrcjs9bicexk i z7k8 dispensateurs externes docid\ gcwrcjs9bicexk i z7k8 rechercher et modifier des dispensateurs externes ajouter un nouveau dispensateur externe ajouter et modifier une organisation docid\ gcwrcjs9bicexk i z7k8 ajouter et modifier un payeur docid\ gcwrcjs9bicexk i z7k8 tenir à jour un carnet de rendez vous docid\ gcwrcjs9bicexk i z7k8 créer une nouvelle règle de rendez vous dupliquer des règles de rendez vous modifier une règle de rendez vous bloquer des règles de rendez vous (individuelles et communes) personnaliser les préférences de rendez vous docid\ gcwrcjs9bicexk i z7k8 lieux de rendez vous types de rendez vous préférences de rendez vous ajouter ou modifier des codes de service docid\ gcwrcjs9bicexk i z7k8 créer un nouveau code de service changer le prix pour un code de service tenir à jour des dossiers patient docid\ gcwrcjs9bicexk i z7k8 imprimer le dossier médical rendre inactif un patient fusionner et supprimer les patients existants dans le registre provincial fusionner lorsqu’au moins un des patients n’existe pas dans le registre provincial défusionner un patient existant dans le registre provincial les personnes & les lieux docid\ gcwrcjs9bicexk i z7k8 ajouter et modifier des renseignements sur le cabinet ajouter et modifier des renseignements sur le lds (lieu de service) rôles docid\ gcwrcjs9bicexk i z7k8 rôles simples ajouter un nouveau rôle simple modèles de document docid\ gcwrcjs9bicexk i z7k8 créer un nouveau modèle modifier un modèle existant voir des lettres enregistrées configurer les boutons retourner et discuter docid\ gcwrcjs9bicexk i z7k8 créer un modèle de tâche attribuer un modèle de tâche aux boutons retourner et discuter ajouter et modifier des dispensateurs internes (cliniques) la fenêtre personnes & lieux sert à entrer des renseignements sur les dispensateurs de votre organisation allez dans organisation/personnes & lieux dans le menu principal sélectionnez le modèle fourni par profile pour créer un dispensateur ou, sélectionnez un dispensateur semblable à celui que vous voulez ajouter cliquez sur pour ouvrir une copie du profil du dispensateur sélectionné l'affichage général entrez les initiales du dispensateur dans le champ code entrez le nom complet, le nom de famille et le nom préféré du dispensateur dans les champs respectifs sélectionnez la spécialité du dispensateur dans le champ spécialité l'affichage référence entrez le numéro de collège du dispensateur dans le champ id disp sélectionnez un alias , puis cliquez sur la boîte de dialogue changer alias apparaît entrez le numéro de praticien du dispensateur dans le champ référence 1 entrez le numéro de bénéficiaire du dispensateur dans le champ référence 2 cliquez sur ok recommencez la procédure pour tous les alias l'affichage financier dans le panneau financier entrez le nom financier dans le champ nom , si nécessaire cochez la case financier dans le panneau en tête entrez le nom complet du dispensateur dans le champ nom entrez les qualifications du dispensateur dans le champ qualifications professionnelles sélectionnez dispensateur dans le champ propriétaire sélectionnez standard dans le champ style sélectionnez local dans le champ lds cochez la case partenaire le cas échéant cochez la case afficher le lds l'affichage spécial entrez le mot de passe du dispensateur dans les champs nouveau mot de passe et retapez le nouveau mot de passe l'affichage accords pour permettre à un ou des rôles de signer les transactions de ce médecin, de travailler pour le médecin, ou voir les tâches pour ce médecin, sélectionnez l’accord souhaité et cliquez sur pour permettre à un ou des utilisateurs de signer les transactions de ce médecin, de travailler pour le médecin, ou voir les tâches pour ce médecin, sélectionnez l’accord souhaité et cliquez sur cliquez sur ok l'affichage membre de dans le panneau supérieur ajoutez le lds si nécessaire en cliquant sur pour ouvrir la fenêtre structure de l'organisation cochez les options applicables cliquez ok dans le panneau groupes de dispensateurs ajoutez le ou les groupes de distribution du dispensateur pour permettre l'attribution des tâches par groupe ajoutez le groupe de rendez vous du ou des dispensateurs appropriés afin de pouvoir voir le ou les carnets de rendez vous du dispensateur dans l'affichage rendez vous cliquez sur le bouton appliquer pour enregistrer les informations lorsque vous basculez sur l'affichage suivant cliquez sur ok pour enregistrer les informations et fermer la fenêtre dispensateur ajouter et modifier des utilisateurs internes (non cliniques) allez dans organisation/les personnes & les lieux dans le menu principal sélectionnez le modèle fourni par profile pour créer un utilisateur ou, sélectionnez un utilisateur semblable à celui que vous voulez ajouter cliquez sur pour ouvrir une copie du profil de l'utilisateur sélectionné dans l'affichage général entrez les initiales de l'utilisateur dans le champ code entrez le nom complet, le nom de famille et le nom préféré de l'utilisateur dans les champs respectifs entrez le titre du poste de l'utilisateur dans le champ appelation d’emploi si nécessaire dans l'affichage spécial entrez le mot de passe de l'utilisateur dans les champs nouveau mot de passe et retapez le nouveau mot de passe dans l'affichage membre de dans le panneau groupes de dispensateurs ajoutez le ou les groupes de distribution de l'utilisateur pour permettre l'attribution des tâches par groupe cliquez sur le bouton appliquer pour enregistrer les informations lorsque vous basculez sur l'affichage suivant cliquez sur ok pour enregistrer les informations et fermer la fenêtre utilisateur changer des mots de passe allez dans organisation/les personnes & les lieux dans le menu principal double cliquez sur l'utilisateur ou le dispensateur pour lequel vous changez le mot de passe cela ouvre le profil de l'utilisateur ou du dispensateur cliquez sur l'affichage spécial dans la liste des segments dans le champ nouveau mot de passe , entrez le nouveau mot de passe dans le champ retaper le nouveau mot de passe , entrez le nouveau mot de passe cliquez sur ok pour enregistrer les informations et fermer la fenêtre dispensateurs externes rechercher et modifier des dispensateurs externes allez dans organisation/dispensateurs externes dans le menu principal la fenêtre dispensateurs externes s'ouvre alors saisissez les critères de recherche applicables dans le champ nom , entrez le nom du dispensateur externe, dans le champ type , sélectionnez le type de dispensateur externe, tel que \ médical pour un médecinparamédical pour le personnel médicalfournisseur pour une organisation de pathologie ou de radiologie dans le champ spécialité , sélectionnez la spécialité du dispensateur externe dans le champ ville , entrez la ville du dispensateur externe, si vous le souhaitez dans le champ identifiant , entrez le numéro de facturation de l’assurance maladie du dispensateur externe, si vous le souhaitez cliquez sur pour modifier le dispensateur externe, double cliquez sur la ligne du dispensateur externe qui apparaît dans la liste des dispensateurs externes la fenêtre modifier le dispensateur externe s'ouvre alors modifiez les champs souhaités dans l'affichage général , tels que nom coordonnées cliquez sur ok pour enregistrer les informations et fermer la fenêtre ajouter un nouveau dispensateur externe pour ajouter un dispensateur externe, une agence ou un laboratoire cliquez sur pour ouvrir la fenêtre nouveau dispensateur externe dans le champ nom au complet , entrez le nom complet du dispensateur externe, y compris le titre dans le champ nom de famille , entrez le nom de famille du dispensateur externe dans le champ titre , entrez le titre du dispensateur externe dans le champ nom préféré , entrez le prénom du dispensateur externe dans le premier champ référence , sélectionnez le référence de numéro de facturation de l’assurance maladie dans le deuxième champ référence , entrez le numéro de facturation de l’assurance maladie du dispensateur externe dans le panneau adresse municipale , entrez les informations demandées dans les champs dans les champs téléphone et télécopieur , entrez le ou les numéros de téléphone et le numéro de télécopieur cliquez sur l'affichage notes et entrez d'éventuelles informations complémentaires cliquez sur ok pour enregistrer les informations ajouter et modifier une organisation les organisations sont utilisées dans le registre des patients et les fenêtres facture et renvoient aux organisations qui sont chargées de payer le total ou une partie d'une facture cliquez sur financier/organisations dans le menu principal la fenêtre organisation apparaît alors sélectionnez à partir de la barre d'outils pour ouvrir la fenêtre nouvelle organization entrez les renseignements pertinents entrez le nom de l'organisation dans le champ organisation entrez les coordonnées remarque le champ nom sous coordonnées est obligatoire vous pouvez saisir une entrée générale telle que directeur si le nom de la personne n'est pas pertinent ajouter et modifier un payeur les payeurs sont utilisés dans l'affichage financier du registre des patients et de la fenêtre facture et renvoient à la carte, à l’organisation ou à la personne chargée de payer le total ou une partie d'une facture allez dans financier/payeurs sélectionnez et entrez les informations du champ appuyez sur \[tab] pour basculer entre les champs cliquez sur ok une fois terminé pour modifier des renseignements sur un payeur existant, double cliquez sur le payeur, puis modifiez les informations souhaitées cliquez sur ok pour enregistrer tenir à jour un carnet de rendez vous créer une nouvelle règle de rendez vous les règles de rendez vous déterminent les heures pendant lesquelles un dispensateur est disponible pour des consultations ainsi que pour d'autres services de l'organisation ces règles permettent d'obtenir un carnet de rendez vous personnalisé ces règles peuvent être structurées de façon à indiquer le type et la durée de chaque consultation, ou non structurées allez dans maintenir/rendez vous/règles dans le menu principal pour faire apparaître la fenêtre règles de rendez vous cliquez sur la flèche descendante à côté de l'icône dans la barre de menu, puis sélectionnez nouevelle règle de rendez vous personnelle la fenêtre nouvelle règle de rendez vous personnelle s'ouvre alors nom de la règle entrez le nom de la règle de rendez vous pour le dispensateur activer du entrez la date à partir de laquelle cette règle doit être activée ou laissez la date du jour dans le champ indiquez la date de fin d'activation de la règle si nécessaire cochez la case au et entrez une date de fin pour cette règle dans le panneau cycle de règle , sélectionnez un des boutons radio quotidien pour les rendez vous qui surviennent tous les jours hebdomadaire pour les rendez vous qui surviennent toutes les semainessi necessaire, entrez le numéro du cycle de la semaine, p ex 1, 2, 3, etc cliquez sur la flèche déroulante, puis sélectionnez le jour pour lequel la règle s'applique cliquez sur répétez cette procédure pour chaque jour pour lequel la règle s'applique si un jour a été sélectionné par erreur, sélectionnez le jour à partir de la liste, puis cliquez sur mensuel pour les rendez vous qui surviennent tous les mois sélectionnez tous les jours de toutes les semaines pour lesquels la règle s’applique une fois pour une règle qui ne se répète pas à des intervalles réguliers, p ex des vacances entrez la date de début et la date de fin heure de début et heure de fin entrez l'heure appropriée, p ex 12h00 et 13h00 pour la pause déjeuner dispensateur entrez le code du dispensateur pour lequel cette règle s'applique lds entrez le lds si nécessaire type entrez le type de rendez vous qui s'applique à cette règle durée entrez la durée si nécessaire raison (2echamp)entrez une raison pour les rendez vous de type non standards cliquez sur pour enregistrer la règle de rendez vous cliquez sur pour fermer la fenêtre nouvelle règle de rendez vous personnelle dupliquer des règles de rendez vous allez dans maintenir/rendez vous/règles dans le menu principal pour faire apparaître la fenêtre règles de rendez vous sélectionnez une règle existante qui est semblable à celle que vous devez créer cliquez sur dans la barre d'outils la fenêtre règle de rendez vous (dupliquée) s'ouvre alors effectuez les modifications nécessaires cliquez sur pour enregistrer la règle de rendez vous cliquez sur pour fermer la fenêtre règle de rendez vous modifier une règle de rendez vous allez dans maintenir/rendez vous/règles dans le menu principal pour faire apparaître la fenêtre règles de rendez vous double cliquez sur la règle de rendez vous à modifier la fenêtre règle de rendez vous s'ouvre alors effectuez les modifications nécessaires cliquez sur pour enregistrer la règle de rendez vous cliquez sur pour fermer la fenêtre règle de rendez vous bloquer des règles de rendez vous (individuelles et communes) il est possible de bloquer les règles de rendez vous pour des périodes pendant lesquelles les dispensateurs sont indisponibles par exemple, un dispensateur prend quelques jours de congé et ne pourra pas voir des patients ou l'organisation est fermée pendant une partie de la journée en raison d'un événement vous aimeriez bloquer le carnet afin d'empêcher le personnel de réserver des rendez vous pour ces périodes le blocage peut survenir une seule fois ou être répété régulièrement pour bloquer le carnet pour un dispensateur, utilisez l'option nouvelle règle de blocage personnelle pour bloquer le carnet pour toute l'organisation, utilisez l'option nouvelle règle de blocage commune ces deux fonctions s'utilisent de la même manière allez dans maintenir/rendez vous/règles dans le menu principal pour faire apparaître la fenêtre règles de rendez vous cliquez sur la flèche descendante à côté de l'icône dans la barre d'outils, puis sélectionnez nouvelle règle de blocage personnelle pour créer une règle pour un dispensateur; nouvelle règle de blocage commune pour créer une règle pour toute l'organisation la fenêtre nouvelle règle de blocage s'ouvre alors pour l’option que vous avez sélectionné renseignez tous les champs pertinents (voir créer une nouvelle règle de rendez vous pour des instructions plus détaillées) cliquez sur pour enregistrer la règle de blocage cliquez sur pour fermer la fenêtre ‘règle de blocage personnaliser les préférences de rendez vous lieux de rendez vous des lieux de rendez vous standards sont définis dans le système, mais chaque organisation peut créer de nouveaux lieux ou changer les lieux existants afin de mieux satisfaire ses besoins les lieux de rendez vous sont affichés dans les affichages aujourd'hui et rendez vous du centre de travail le personnel administratif attribuera le lieu;c'est à dire une salle d'examen où le patient sera vu par le clinicien de cette manière, le dispensateur et les employés administratifs savent où le patient se trouve actuellement et quelle salle d'examen est occupée pour ajouter ou modifier un lieu de rendez vous allez dans maintenir/codes abrégés dans le menu principal pour ouvrir la fenêtre codes abrégés sélectionnez lieu de la présence sous la colonne type ajoutez un nouveau code abrégé en cliquant sur dans le barre d’outils code abrégé ou modifiez le code abrégé existant par sélectionné le code et cliquez sur dans le barre d’outils code abrégé entrez un code et un description et cliquez ok types de rendez vous le type de rendez vous est utilisé lorsque vous créez une règle de rendez vous ou réservez un rendez vous le carnet est composé de créneaux de rendez vous indiquant un type de rendez vous une durée doit être définie pour chaque type de rendez vous dans organisation/préférences/rendez vous pour créer ou modifier un type de rendez vous cliquez sur maintenir/codes abrégés dans le menu principal pour ouvrir la fenêtre codes abrégés sélectionnez rendez vous dans la colonne type ajoutez un nouveau code abrégé en cliquant sur dans le barre d’outils code abrégé ou modifiez le code abrégé existant par sélectionné le code et cliquez sur dans le barre d’outils code abrégé entrez un code et un description et cliquez ok le cas échéant, cochez l'option face à face ou laissez la décochée pour le type de rendez vous, tel que « note médicale » préférences de rendez vous la fenêtre préférences de rendez vous vous permet de personnaliser la section des rendez vous et des présences afin qu'elle réponde aux besoins de votre clinique la plupart de ces paramètres sont prédéfinis mais les suivants peuvent être modifiés selon les préférences de chacun allez dans organisation/préférences/rendez vous à partir du menu principal pour ouvrir la fenêtre préférences de rendez vous dans l'onglet principal \ pour masquer un rendez vous annulé dans le carnet, décochez la case masquer les annulations dans l'affichage et la liste du rendez vous si cette option est cochée, les rendez vous annulés sont toujours visibles et peuvent être confondus avec les rendez vous réservés toutes les annulations font l'objet d'un suivi dans le dossier patient sous modifier le patient/réservations dans l'onglet visuel les champs temps de travail de et à peuvent être modifiés en se basant sur les heures de travail du cabinet lorsque vous entrez les heures de début et de fin souhaitées, autorisez entre 1/2h et 1h avant et après l'heure de début et de fin, afin de pouvoir réserver un rendez vous en dehors des heures de travail normales dans l'onglet arrivée dans le champ le patient ne s'est pas présenté pour , entrez un intervalle de temps si vous souhaitez que l’état d'un rendez vous bascule automatiquement sur « ne s'est pas présenté » après l'intervalle de temps que vous avez choisi dans l'onglet couleurs et durées sélectionnez le rendez vous souhaité cliquez dans la colonne durée de ce rendez vous et utilisez la flèche déroulante pour sélectionner la durée cliquez dans la colonne couleur de ce rendez vous et utilisez l'icône points de suspension pour sélectionner la couleur dans l'onglet impression cochez les cases souhaitées pour sélectionner les items qui apparaîtront dans la liste des rendez vous cliquez sur pour régler le positionnement de l'item pour l'impression apres que vous avez fini configurer les préférences pour les rendez vous, cliquez ok pour les enregistrer et pour fermer la fenêtre ajouter ou modifier des codes de service les codes de services sont utilisés dans l'ensemble du système et se rapportent à tous les types de services fournis par l'organisation de manière générale, les codes de service sont utilisés pour les fonctions de facturation, d'inventaire et de programmes de soins créer un nouveau code de service allez dans maintenir/services dans le menu principal pour faire apparaître la fenêtre services pour rechercher un code existant, tapez le dans le champ recherche , puis cliquez sur le bouton pour créer un nouveau code de service, cliquez sur le bouton dans la barre d'outils de la fenêtre la fenêtre nouveau service s'ouvre alors dans l'onglet général créez un code pour le nouveau service dans le champ code , p ex evmental pour ‘évaluation de la santé mentale’ décrivez le nouveau service dans le champ description, qui deviendra un nom complet du service sélectionnez l’état demandé du service à partir de la liste déroulante actif le plus souvent pour un nouveau code inactif ou arrêté lorsqu'il n'est plus utilisé entrez la catégorie ou cliquez sur pour rechercher le code abrégé de la catégorie, le cas échéant entrez le code de sortie, c'est à dire comment il apparaîtra sur un imprimé en tête de groupe cochez cette case si ce code de service est un en tête de groupe les en têtes de groupe sont utiles lorsque plusieurs codes de service sont inclus dans le même ensemble l'en tête de groupe fera office de nom du groupe changer le prix pour un code de service dans la fenêtre modifier le service sélectionnez l'onglet financier si necessaire, entrez le prix standard dans le champ prix standard ou changez les prix indiqués dans le panneau taux de facturation pour changer un taux existant sélectionnez un taux dans la liste entrez le nouveau taux dans le deuxième champ situé sous la liste des taux appliqués cliquez sur modifier pour ajouter un nouveau taux dans le champ situé sous la liste de taux de facturation , cliquez sur pour rechercher le taux entrez le taux appliqué dans le deuxième champ sous le champ taux de facturation cliquez sur ajouter pour supprimer un taux sélectionnez un taux appliqué à partir de la liste cliquez sur supprimer cliquez sur ok pour enregistrer et fermer la fenêtre tenir à jour des dossiers patient imprimer le dossier médical il est possible d'imprimer le dossier médical sous forme de sommaire ou sous forme détaillée pour une période donnée allez dans rapport/autres rapports/dossier médical sélectionnez le patient pour lequel vous souhaitez imprimer le dossier médical, puis cliquez sur ok la fenêtre impression du dossier médical s'ouvre alors cochez la case exclure les items d'accès bloqués aux patients pour exclure les items dont l'accès est interdit aux patients cochez la case exclure les items avec une confidentialité configurée pour exclure les items qui font l'objet d'une certaine confidentialité, p ex « médecins uniquement » ou « conseillers uniquement » cochez la case inclure les versions des transactions pour inclure toutes les versions d'une note de visite la loi exige de cocher cette case dans le panneau calendrier , vous pouvez configurer la date de début et la date de fin pour les items à imprimer en cliquant dans chaque champ et en entrant la date ou en cliquant sur la flèche déroulante pour accéder au calendrier cliquez sur pour imprimer le sommaire du dossier médical cliquez sur pour imprimer le dossier médical entier avec les coordonnées rendre inactif un patient il est possible de faire passer l’état du patient d'actif à inactif cette procédure va annuler les activités futures pour le patient rendu inactif ouvrez la fenêtre modifier patient pour le patient qui doit être rendu inactif cliquez sur le bouton la fenêtre désactivation s'ouvrira la date de désactivation est par défaut la date à laquelle vous rendez le patient inactif \ vous pouvez la changer en entrant une nouvelle date dans le champ ou en cliquant sur la flèche déroulante pour activer le calendrier si le patient est décédé, aucune raison n'est exigée cochez la case décédé pour toute autre raison si vous connaissez le code, vous pouvez le saisir dans le champ, ou cliquez sur l'icône pour accéder à la liste et effectuer la sélection cliquez sur ok pour revenir à la fenêtre désactivation la case rechercher les activités futures et annuler est cochée par défaut cela annulera les futurs rendez vous, interventionset rappels fusionner et supprimer les patients existants dans le registre provincial en cas de duplication accidentelle de patients, il peut être nécessaire de fusionner 2 patients la fonction fusionner/supprimer permet à un cabinet de fusionner l'ensemble des informations de ces doubles en un dossier patient unique, désigné « maître » remarque seuls les doubles de patients peuvent être fusionnés et supprimés cela se produira lors du processus de fusionnement allez dans centre de contrôle/gérer/fusionner/supprimer sélectionnez pour charger une liste de patients potentiels avec des doubles les patients affichés en gras sont les patients « maîtres » d'éventuels doubles apparaissent sous chaque patient « maître » remarque la liste de patients dans fusionner/supprimer est générée par une logique programmée tous les doubles affichés ne seront pas des doubles définitivement examinez toujours les patients avant le fusionnement afin d’être certain qu’ils sont dupliqués pour effectuer des changements dans les groupes cliquez sur pour créer un nouveau groupe, puis sélectionnez un patient « maître » pour ce groupe sélectionnez un patient « maître » et cliquez sur pour ajouter un autre double de patient au groupe sélectionnez un double de patient et cliquez sur pour en faire le patient « maître » du groupe sélectionnez un patient et cliquez sur pour le retirer de la liste pour fusionner les dossiers patients d'un groupe spécifique sélectionner un patient « maître » et cliquez sur pour fusionner uniquement le groupe de patients sélectionné cliquez sur pour fusionner tous les groupes de patients de la liste une fois l'option de fusion choisie, une boîte de dialogue apparaît afin de poursuivre la fusion, vous devez suivre la procédure suivante entrez votre mot de passe profile cochez la case confirmer la décision de continuer cliquez sur ok les patients seront fusionnés et un message de notification sera envoyé au registre provincial fusionner lorsqu’au moins un des patients n’existe pas dans le registre provincial afin de fusionner les patients, tous les patients ou aucun des patients doivent exister dans le registre provincial s’il y a une différence entre l’état d’enregistrement des patients, les patients doivent être enregistrés dans le registre provincial si vous essayez de fusionner des patients avec une différence entre l’état d’enregistrement, une fenêtre d’erreur s’affichera défusionner un patient existant dans le registre provincial une opération de fusion peut être inversée si elle a été effectuée par erreur sur deux patients ou plus allez dans centre de contrôle/gérer/fusionner/supprimer cliquez sur à partir de l'écran sélectionner patient qui apparaît, trouvez le dossier patient qui a été fusionné par erreur cliquez sur ok pour accepter le patient sélectionné l'écran défusionner patient apparaît alors et affiche l'historique des anciens dossiers patient qui ont été fusionnés pour former celui ci cochez la case affichée à côté du ou des dossiers patient que vous souhaitez restaurer (p ex extrayez les du dossier patient « maître » et rétablissez les en tant que dossiers patient individuels) cliquez sur une boîte de dialogue s'ouvre alors sélectionnez oui pour poursuivre le patient sera défusionné et un message sera envoyé au registre provincial fermez la fenêtre historique de fusion en cliquant sur annuler remarque l'opération de « défusion » restaurera les dossiers sélectionnés comme ils étaient avant la fusion cependant, les éventuelles modifications apportées au dossier patient « maître » après la fusion resteront dans ce dossier, mais ne se répercuteront pas dans les dossiers patients non fusionnés les personnes & les lieux la fenêtre personnes & lieux vous permet de définir la structure de votre organisation cette section sert également à ajouter, voir ou modifier des utilisateurs, dispensateurs, groupes de dispensateurs et ressources de l'organisation ajouter et modifier des renseignements sur le cabinet de manière générale, les renseignements sur le cabinet sont configurés avant l'installation de profile allez dans organisation/les personnes & les lieux dans le menu principal double cliquez sur le dossier du cabinet dans le panneau structure organisationnelle la fenêtre organization apparaît alors dans l'affichage général entrez le nom du cabinet dans le champ nom entrez l'adresse municipale dans les champs rue entrez les numéros de téléphone et le numéro de télécopieur dans leurs champs respectifs dans l'affichage référence entrez le numéro du centre de données (l’assurance maladie) dans le champ id de l’organization dans l'affichage financier cochez la case financier dans le panneau en tête entrez le nom d'en tête de lettre pour le cabinet dans le champ nom sélectionnez organisation dans le champ propriétaire sélectionnez standard dans le champ style sélectionnez principal dans le champ lds cliquez sur ok ajouter et modifier des renseignements sur le lds (lieu de service) une organisation peut avoir plusieurs lds si elle dispose d'un certain nombre de sites ou d'entités commerciales allez dans organisation/les personnes & les lieux dans le menu principal double cliquez sur l'icône dans le panneau structure organisationnelle la fenêtre lds apparaît alors dans l'affichage général entrez le nom du cabinet dans le champ nom entrez l'adresse municipale dans les champs rue entrez les numéros de téléphone et le numéro de télécopieur dans leurs champs respectifs dans l'affichage financier cochez la case financier dans le panneau en tête entrez le nom d'en tête de lettre pour le cabinet dans le champ nom sélectionnez lélectionnez p avoir plusieurs pds dans le champ propriétaire sélectionnez standard dans le champ style sélectionnez principal dans le champ lds si necessaire cliquez ok pour enregistrer et fermer la fenêtre rôles rôles simples les rôles simples sont le plus souvent utilisés pour donner des autorisations d'actions à des dispensateurs, administrateurs et autre personnel de votre administration allez dans organisation/rôles dans le menu principal sélectionnez le rôle standard souhaité dans le panneau gauche remarque certains rôles peuvent être développés en cliquant sur à côté de l'intitulé du rôle vous pouvez ensuite sélectionner un sous rôle, si nécessaire dans l'onglet actions à côté droit, vous pouvez voir les autorisations d'actions sélectionnez l'action de rôle souhaitée et cliquez avec le bouton droit de la souris pour accéder au menu sélectionnez pour donner à un rôle l'autorisation d'effectuer cette action sélectionnez pour enlever à un rôle l'autorisation d'effectuer cette action cliquez sur appliquer pour enregistrer les modifications cliquez sur pour enregistrer les modifications et fermer la fenêtre ajouter un nouveau rôle simple allez dans organisation/rôles dans le menu principal sélectionnez, dans le panneau gauche, le rôle standard sur lequel vous souhaitez vous baser pour créer le nouveau rôle le nouveau rôle héritera des actions du rôle standard certains rôles peuvent être développés en cliquant sur à côté de l'intitulé du rôle vous pouvez ensuite sélectionner un sous rôle, si nécessaire cliquez sur dans la barre d'outils rôles le « nouveau rôle » apparaîtra sous le rôle standard entrez le nom du nouveau rôle dans le panneau action , l'icône d'héritage apparaîtra à côté de chaque action la colonne actions nettes indique le paramètre d'autorisation pour l'action de rôle après avoir pris en compte l'héritage du rôle pour modifier une autorisation de rôle héritée, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'action de rôle souhaitée, puis sélectionnez ou la modification sera indiquée avec l’apparition d’une icône d'autorisation située à gauche de l'action de rôle, ainsi que dans la colonne des actions nettes pour cette action cliquez sur ok pour enregistrer toutes les modifications modèles de document l'utilisation d'un modèle de document vous permet de créer rapidement et facilement de nouveaux documents créer un nouveau modèle allez dans maintenir/modèles/documents dans la barre de menu dans catégories , sélectionnez la catégorie dans laquelle vous souhaitez enregistrer la lettre, puis cliquez le bouton nouveau dans la barre d'outils modèle pour entrer les informations de destinataire souhaitées, cliquez le bouton information et destinataires pour faire apparaître le panneau information et destinataires entrez le nom du nouveau modèle dans le champ objet cliquez le bouton insérer les données pour faire apparaître le panneau insérer les données le panneau insérer les données vous permet d'insérer des variables de données dans la lettre pour insérer des variables de données, développez la catégorie de variables souhaitée en cliquant sur le signe + à côté du nom de la catégorie choisissez la variable souhaitée, puis sélectionnez le bouton insérer pour ajouter l’information sélectionnée à la lettre répétez les étapes 5 et 6 jusqu'à ce que toutes les informations de variables souhaitées aient été ajoutées vous pouvez également saisir des informations supplémentaires dans la lettre cliquez le bouton enregistrer une fois terminé modifier un modèle existant allez dans maintenir/modèles/documents dans la barre de menu sélectionnez la catégorie souhaitée, puis sélectionnez le modèle souhaité cliquez ouvrir dans la barre d’outils modèle pour voir ou modifier le modèle sélectionné effectuez les modifications nécessaires, puis cliquez le bouton enregistrer pour les enregistrer voir des lettres enregistrées allez dans spécial/organiseur de lettres dans la barre de menu si vous n'arrivez pas à trouver la lettre que vous cherchez, cliquez sur la flèche déroulante et sélectionnez un autre filtre sélectionnez modifier si vous souhaitez créer ou modifier un filtre existant entrez les critères de recherche lorsque la liste des lettres apparaît, sélectionnez une lettre, puis choisissez une des options suivantes à partir de la barre d'outils organiseur de lettres ouvrir la letter supprimer la lettre afficher les interactions du patient de la lettre afficher les destinataires (s'il y en a) régénérer l'affichage activer l'action d'impression sélectionnée sélectionner la ou les action(s) d'impression appropriée(s) impression, télécopieur, courrier électronique, message rsd changer l’état de la lettre (disponible uniquement si vous cliquez avec le bouton droit de la souris) remarque les lettres qui ont l’état brouillon apparaissent en italique dans la liste configurer les boutons retourner et discuter lorsque vous cliquez dessus, les boutons retourner et discuter dans l'affichage transactions non signées signeront automatiquement une transaction et l'annoteront d’un message correspondant au nom du bouton (« retourner » ou « discuter ») en plus de leur comportement par défaut, ces boutons peuvent également être configurés pour créer automatiquement une tâche créer un modèle de tâche cette procédure doit être suivie pour chaque bouton que vous souhaitez configurer allez dans maintenir/modèles/tâches dans le menu principal de profile cliquez sur le bouton nouvelle tâche dans la barre d'outils pour créer une nouvelle tâche dans l'onglet général , attribuez un code , une d escription et les autres propriétés facultatives souhaitées pour le modèle cliquez sur l'onglet tâche , puis choisissez l' objet , le détenteur et la priorité pour le modèle de tâche cela apparaîtra par défaut une fois la tâche créée cliquez sur ok pour enregistrer les modifications attribuer un modèle de tâche aux boutons retourner et discuter une fois que vous avez configuré des modèles de tâches, ces derniers peuvent être associés aux boutons par l'intermédiaire de préférences allez dans organisation/préférences/tâche dans le menu principal de profile dans la section actions du système , sélectionnez le nom du bouton à configurer à l'aide des options du menu déroulant, sélectionnez un modèle de tâche à attribuer au bouton, puis choisissez les utilisateurs auxquels la préférence doit s'appliquer répétez les étapes 2 et 3 pour les autres boutons à configurer, si nécessaire cliquez sur ok pour enregistrer les modifications