Financier

guide de l’utilisateur module financier suite 550 375 water street, vancouver, british columbia, canada, v6b 5c6 sommaire l’affichage facturation docid\ xg257a9nbdsaf0cfktxvv ouvrir l’affichage facturation les principales caractéristiques de l’affichage de facturation entrer les informations de demande docid\ xg257a9nbdsaf0cfktxvv le panneau de facturation actions de la barre d’outils affichage des demandes ajout et modification d'intervalles de demande d'assurance maladie docid\ xg257a9nbdsaf0cfktxvv facturation d’un patient privé docid\ xg257a9nbdsaf0cfktxvv création d’une facture la fenêtre facture paiement au moment de la facture docid\ xg257a9nbdsaf0cfktxvv utilisation du bouton “payer maintenant” paiement en tout temps paiement de l’affichage rendez vous paiement dès l’affichage transactions facturation d’un tiers docid\ xg257a9nbdsaf0cfktxvv pour facturer un tiers ou organisation ajouter un nouveau organisme tiers rapprochements docid\ xg257a9nbdsaf0cfktxvv l’affichage des rapprochements réception du versement filtre de rapprochements acceptation de l’écart les rapports financiers docid\ xg257a9nbdsaf0cfktxvv paramètres de rapport corrections financières docid\ xg257a9nbdsaf0cfktxvv la terminologie commune trouver les transactions docid\ xg257a9nbdsaf0cfktxvv trouver les comptes et fin de période financière affichage des dettes impayées du centre de contôle fin du mois impression des dossiers de transactions docid\ xg257a9nbdsaf0cfktxvv relevés liste de transaction reçus l’affichage facturation ouvrir l’affichage facturation l’affichage facturation est un moyen d’examiner et de modifier les demandes créées dans la fenêtre rendez vous avant qu’elles sont traitées pour le payeur pertinent il vous permet également d’ajouter les demandes manuellement (par exemple, lorsque c’est nécessaire de créer une demande sans un rendez vous) une fois traitées, les demandes sont converties en factures, et elles sont stockées en attente de versement pour ouvrir l’affichage facturation allez dans financier/facturation dans la barre de menu; ou ouvrez le centre de contrôle , sélectionnez le segment financier , et sélectionnez facturation astuce pour les dispensateurs, il y a aussi un affichage facturation dans le centre de travail , où seules les demandes appartenant au dispensateur connecté sont affichées contrôlesd’en têteliste de demandesfiltre panneau de facturationassistant d’encodage de maladie les principales caractéristiques de l’affichage de facturation l’affichage facturation se compose de plusieurs barres d’outils et panneaux la caractéristique centrale est la liste de demandes , qui affiche les demandes selon les critères qui sont configurés dans le filtre et les contrôles d’en tête utilisez ces outils pour limiter l’affichage des demandes, qui pourrait être trop nombreuses, aux demandes d’intérêt immédiat dans la première colonne de la liste de demandes indique qu’il y a aucune erreur et la demande peut être traitée indique qu’il y a un avertissement indique qu’il y a une erreur ou des informations manquantes le panneau de facturation affiche les détails de la demande sélectionnée dans la liste de demandes vous pouvez modifier les détails de la demande ici, et sélectionnez appliquer pour enregistrer vos changements, or restaurer pour les annuler astuce les détails qui ne se trouvent pas dans ce panneau peuvent être affichés par cliquer le bouton détails en haut à droite du panneau de facturation le panneau assistant d’encodage de maladie liste les codes de maladie qui ont été utilisés auparavant dans les demandes du patient ou le dossier médical vous pouvez les glisser/coller du panneau assistant d’encodage de maladie au champ code cim 10 du panneau de facturation entrer les informations de demande le panneau de facturation les détails de chaque demande peuvent être affichés par surligner la demande dans l’affichage facturation et examiner les champs dans le panneau de facturation payeur le payeur de la demande la valeur par défaut doit être l’assurance maladie dispensateur le dispensateur pour qui le service est facturé entrez leur code de profile ou leur nom ici service le code de service associé avec le service description de service la description de service sera remplie automatiquement, basé sur le code de service entré, mais elle peut être modifiée, si nécessaire qté/unité/% unité quantités, numéros d’unité et pourcentages d’unité peuvent être modifiés ici et seront utilisés pour calculer automatiquement la valeur de la demande le champ unité sera rempli par les valeurs par défaut de l’assurance maladie initialement antécédent cette case à cocher assignera un indicateur d’antécédent à la demande cs les cs et les primes qui sont disponibles pour les demandes électroniques apparaîtront dans la liste déroulante profile calculera automatiquement la méthode la plus avantageuse pour appliquer la cs ou la prime à la demande, en unité ou pourcentage code cim 10 un code cim 10 peut être entré pour la demande, mais n’est pas obligatoire diag /note le diagnostic ou une note supplémentaire qui est obligatoirepar l’assurance maladie peut être entré ici orientation la direction de l’orientation peut être spécifiée en utilisant la liste déroulante dans le champ à la droite de la liste déroulante, le nom ou numéro d’un dispensateur peut être saisi ici ou rechercher en utilisant le bouton points de suspension date/heure si heures de début et/ou heures de fin sont obligatoires pour une demande, elles peuvent être entrées ici lieu un lieu peut être spécifié pour la demande la valeur par défaut sera “1 bureau” établissement si nécessaire, un établissement peut être entré en utilisant le numéro de l’établissement ou le bouton points de suspension pour sélectionner l’établissement d’une liste de garde cette case à cocher assignera un indicateur de garde à la demande rotation un code de rotation peut être entré ici, le cas échéant hospitalisation/ congé/dernière date d’hospitalisation, date de congé, et la date de la dernière facture peuvent être entrées ici rôle un rôle peut être sélectionné en utilisant la liste déroulante la valeur par défaut sera “0 général” lot de vaccin si le patient a été vacciné durant leur visite (la même date de service que la demande), le(s) numéro(s) de lot enregistré(s) par leur dispensateur sera (/ont) disponible(s) de la liste déroulante actions de la barre d’outils la barre d’outils de l’affichage de facturation fournit les actions suivantes ajoute une nouvelle demande à la liste sans ajouter un rendez vous supprime une demande de la liste insère une nouvelle ligne de facture à la demande sélectionnée coche/décoche la fonctionnalité retenir pour la ligne sélectionnée crée une nouvelle facture privée à partir de la demande sélectionnée lorsque la facture privée est créée, la ligne de la demande électronique sera supprimée ouvre la fenêtre détails pour la demande sélectionnée régénère l’affichage traite toutes les demandes validées pour la soumission électronique à travers l’assurance maladie affichage des demandes pour afficher les demandes de l’affichage afficher transactions , sélectionnez dans la barre de menu sélectionnez le patient pertinent de la fenêtre sélectionner le patient qui s’ouvre l’affichage afficher transactions apparaîtra les demandes sont affichées avec leurs transactions associées les demandes non envoyées sont visibles aussi ajout et modification d'intervalles de demande d'assurance maladie pour ajouter ou modifier les intervalles de demande d’assurance maladie dans profile allez dans financier/ intervalles de demande d'assurance maladie et comptes dans la barre de menu la fenêtre intervalles de demande d'assurance maladie et comptes s’ouvrira pour ajouter un nouvel intervalle de demande, sélectionnez l’icône entrez les informations de l’intervalle de demande fournies par l’assurance maladie cliquez ok pour enregistrer les changements et fermez la fenêtre pour modifier un intervalle de demande existant, double cliquez sa ligne dans la fenêtre intervalles de demande d'assurance maladie et comptes la fenêtre avec les informations existantes s’ouvrira modifiez les champs nécessaires et cliquez ok pour enregistrer les changements et fermer la fenêtre facturation d’un patient privé suivez cette procédure pour générer une facture pour un patient création d’une facture sélectionnez le patient souhaité de l’affichage rendez vous sélectionnez le bouton facturer dans la barre de menu la fenêtre facturer apparaîtra astuce pour les patients qui ne sont pas dans l’affichage rendez vous , assurez vous qu’il n’y a aucun patient sélectionné dans l’affichage rendez vous et cliquez le bouton facturer dans la barre de menu ensuite, sélectionnez le patient de la fenêtre sélectionner le patient pour facturer si le patient paye pour le service, assurez vous que vous avez sélectionné patient dans le champ payeur en haut à gauche dans la colonne code, entrez le code de service approprié, ou cliquez sur pour en sélectionner un appuyez sur la touche \[tab] ou cliquez n’importe où en dehors de la colonne code pour mettre à jour les détails de la ligne de facturation sélectionnez le bouton si le patient paye maintenant, ou si le patient payera plus tard astuce avant de sélectionnez , cliquez dans la case à cocher imprimer pour imprimer une facture pour le payeur la fenêtre facture consulter les descriptions ci dessous pour savoir comment la fenêtre facture fonctionne le panneau détails de payeur est utilisé pour spécifier qui est facturé pour le service le panneau détails de service affiche les détails de chaque service qui est facturé chaque service a une ligne séparée dans la facture astuce pour afficher ou modifier une ligne, cliquez l’icône dans la colonne finale, ou cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne et sélectionnez détails… du menu le panneau référence est utilisé pour lier la facture aux items comme les rendez vous, les orientations, et les approbations, quand pertinent le panneau détails financiers est utilisé pour spécifier les informations sur le taux imputé, et le dispensateur et le lieu de service (lds) desquels la facture est générée les champs remarque et message permettent la saisie des remarques en texte libre le texte du message apparaîtra sur la facture imprimée; le texte de la remarque est pour l’usage interne seulement utilisez le bouton collecter pour accumuler plusieurs services rendus dans une seule facture cochez la case marquée rechercher les interventions des factures pour une option de terminer toutes les interventions de programme de soins qui sont basés sur les services facturés cochez la case à cocher imprimer pour imprimer la facture cliquez le bouton payer maintenant ouvrira la fenêtre paiement pour le traitement immédiat du paiement le bouton payer plus tard classera la facture sans paiement un de ces boutons fermera la fenêtre facturer détails de payeur détails de servicepanneau référence détails financiers les champs remarque et message options de paiement paiement au moment de la facture si la facture sera payée maintenant, suivez ces procédures utilisation du bouton “payer maintenant” si vous avez sélectionnez après avoir facturé un patient privé, la fenêtre paiement apparaîtra vérifiez que la valeur dans le champ montant reflète le montant réel du paiement sélectionnez une méthode de paiement de la liste déroulante remplissez les autres champs, qui varieront selon la méthode de paiement si vous souhaitez imprimer un reçu, cochez la case imprimer si vous souhaitez imprimer la facture avec le reçu, cochez aussi la case avec facture cliquez ok paiement en tout temps si vous avez sélectionnez après avoir facturé un patient privé, vous pouvez enregistrer un paiement plus tard en utilisant l’un ou l’autre des deux approches indiquées ci dessous paiement de l’affichage rendez vous pour traiter un paiement de l’affichage rendez vous , utilisez la procédure suivante sélectionnez le patient dans l’affichage rendez vous et cliquez dans la barre de menu remplissez le champ montant et la méthode de paiement, comme pour la procédure de “payer maintenant” dans le champ payé à , entrez le code de la personne à qui le paiement est versé basculez le panneau items non correspondants par cliquez le bouton cochez à côté de la facture contre laquelle le paiement doit être alloué par cliquez dans la colonne cliquez allouer , puis cliquez ok paiement dès l’affichage transactions pour traiter un paiement dès l’affichage afficher transactions , utilisez la procédure suivante sélectionnez dans la barre de menu sélectionnez le patient pertinent de la fenêtre sélectionner le patient qui apparaît l’affichage transactions apparaîtra les factures sont affichées avec leurs transactions associées sélectionnez la transaction qui doit être payé cliquez le bouton payer la transaction dans la barre d’outils de l’affichage transactions ça ouvrira la fenêtre paiement entrez le montant et la méthode de paiement et cliquez ok astuce l’affichage par défaut pour afficher transactions affiche seulement les transactions liées au patient vous pouvez afficher les transactions des tiers en cliquant le bouton facturation d’un tiers suivez ces étapes lorsque vous facturez un tiers pour facturer un tiers ou organisation sélectionnez le patient de l’affichage rendez vous et cliquez en haut à gauche de la fenêtre facturer, sélectionnez organisation de la liste déroulante dans le champ payeur entrez le nom du payeur dans le champ adjacent saisissez le nom directement dans le champ; ou cliquez le bouton de points de suspension et sélectionnez l’organisation de la fenêtre sélectionner l’organisation cochez la case imprimer cliquez le bouton ajouter un nouveau organisme tiers pour configure une nouvelle organisation comme un payeur de tiers, suivez ces étapes allez dans financier/organisations dans la barre de menu la fenêtre organisations apparaîtra cliquez pour créer une nouvelle organisation entrez les informations de l’organisation dans la fenêtre nouvelle organisation vous devrez entrer le nom de l’organisation dans le champ organisation et entrez un nom ou un titre dans le champ nom dans le panneau coordonnées lorsque vous avez fini, cliquez ok une fois que la nouvelle organisation a été entrée, elle sera disponible comme un payeur dès que vous sélectionnez organisation dans le champ payeur de la fenêtre facturer rapprochements l’affichage des rapprochements l’affichage rapprochements est divisé en cinq panneaux sommaire le panneau sommaire affiche les totaux et les types de messages messages le panneau messages se trouve à droite du panneau sommaire il contient des messages de l’assurance maladie rapprochements la liste des rapprochements se trouve au milieu de la fenêtre la sélection des catégories dans le panneau sommaire et/ou la sélection des codes explicatifs dans l’onglet explications dans le panneau messages effectuera les demandes affichées dans cette liste facturatio n le panneau facturation se trouve en bas à gauche c’est où les demandes dans la liste des rapprochements peuvent être modifiées pour la resoumission versement le panneau versement se trouve en bas à droite ce panneau affiche les détails de la demande sélectionnée panneau de sommairepanneau de messages panneau de facturationpanneau de versement rapprochements à titre d’exemple, le rapprochement des demandes est habituellement effectué pour le dernier cycle, dont la sélection du filtre par défaut affichera la répartition des demandes en attente du dernier cycle dans le panneau sommaire avec une demande sélectionnée dans le panneau rapprochements , les corrections peuvent être faites dans le panneau facturation , et les détails supplémentaires pour la demande sont affichés dans le panneau versement réception du versement pour recevoir le versement cliquez sur le bouton dans la barre d’outils la fenêtre recevoir des messages s’ouvrira cliquez ok une barre de progression apparaîtra alors que profile connecte et télécharge le versement filtre de rapprochements le filtre de rapprochements vous permet de choisir quelles catégories de message vous souhaitez affichées dans le panneau sommaire, et par conséquent, quels messages sont affichés dans le panneau rapprochements pour créer un nouveau filtre, cliquez nouveau au bas de la fenêtre pour enregistrer les changements au filtre existant, cliquez mettre à jour au bas de la fenêtre assurez vous de modifier la description de l’affichage pour refléter les changements effectués les options les plus communes sont description de l’affichage – nom du filtre cycle – quel(s) cycle(s) est (sont) affiché(s); peut être également considérer comme l’intervalle de dates patient – affiche seulement les messages pour le patient dont le nom est entré dispensateur – affiche tous les messages, les messages pour un groupe sélectionné, ou seuls les messages pour le dispensateur dont le nom est entré état – filtre par l’état de message, qu’il ait été réglé (terminé, avec une ou plusieurs sous catégorie(s) pour l’action sélectionnée(s)) ou non (en attente) afficher les colonnes – personnalise quelles colonnes sont affichées dans le panneau rapprochements dans la capture d'écran, la valeur par défaut du filtre est affichée notez que le cycle est configure à le dernier, et l’ état est configuré à en attente ce filtre par défautaffichera tous les messages qui doivent être réglés pour le dernier cycle de versement un filtresimilaire peutêtre configure avec un dispensateur si vous souhaitez évaluer chaque dispensateur un à un acceptation de l’écart pour les demandes où le montant payé est différent du montant facturé, une décision doit être prise resoumettre la demande, ou accepter la différence, également appelé l’écart si le montant payé est supérieur au montant facturé, alors l’écart sera exprimé par un montant négatif pour dénoter le trop payé les rapports financiers contrairement aux rapports de versement générés dans l’affichage rapprochements , les rapports financiers sont générés et calculés par profile, qui permet plusieurs paramètres personnalisables pour présenter vos données financières d’une façon qui convient votre flux de travail les rapports financiers les plus couramment utilisés inclus revenus affiche les factures et les demandes, c à d revenu l’argent qui est demandé créances affiche l’argent impayé, c à d les factures ou les paiements non rapprochés – l’argent qui est dû à la clinique paiements affiche le revenu, c à d l’argent qui est reçu relatif à un service courant ou futur services affiche le montant total facturé ou payé pour chaque code de service dans un délai prescrit ou un intervalle de transaction session similaire au rapport de revenus, sauf qu’il est basé sur la date de service plutôt que la date de transaction, ce qui le rend utile dans les cas tels que déterminer combien il faut payer les locums soumissions affiche les demandes traitées dans l’affichage facturation par la date de soumission à titre d’exemple, une facture privée est créée pour un organisme tiers le montant de la facture affichera dans le rapport de revenus pour cette période, puisque il est pour une facture et dans le rapport de créances, puisque il n’est pas encore payé lorsque le paiement est entré dans profile, le montant affichera dans le rapport de paiements, puisque il est maintenant revenu paramètres de rapport pour chaque rapport financier, il y a une liste de paramètres qui peuvent être modifiés chaque fois que le rapport est exécuté il y a des différences entre les rapports, mais quelques paramètres communs sont expliqués ci dessous type de date typiquement un choix entre transaction et création la date de transaction est la date pour laquelle la facture ou la demande est datée, tandis que la date de création est la date qu’elle est créée dans profile dispensateu r permet le filtrage de transactions financières pour un seul dispensateur, au lieu de la valeur de défaut tous , qui affichera les transactions pour tous les dispensateurs payeur permet le filtrage de transactions pour un payeur spécifique la valeur de défaut est tous rapport permet la séparation du rapport en rapports multiples, p ex un rapport séparé pour chaque dispensateur premier groupe et puis le groupe permet le tri des données dans le rapport le choix du tri par payeur est commun pour regrouper les factures de tiers et/ou de patients inclure les détails de la transaction si non coché, seuls les totaux sommaires seront affichés si coché, chaque transaction sera affichée en détail colonne \ permet la personnalisation du rapport par la sélection des colonnes qui seront affichées la date de service est une option commune qui n’est pas incluse par défaut corrections financières vous éliminerez la plupart des cas où les comptes ne peuvent pas être rapprochés par suivre des règles simples lorsque vous corrigez les transactions financières quelques scénarios qui représentent la grande majorité des corrections financières sont ci dessous, avec de la terminologie commune la terminologie commune journal de crédit une transaction financière utilisée pour ajuster les soldes du compte où un solde du compte impayé d’un patient est diminué journal de débit une transaction financière utilisée pour ajuster les soldes du compte où un solde du compte impayé d’un patient est augmenté radiation une transaction financière utilisée pour supprimer une dette de patient par réduire la demande, ou par assigner une valeur nulle à la demande radiation – créance irrécouvrable une transaction financière utilisée pour supprimer une dette de patient parce qu’elle est jugée irrécouvrable pour supprimer ou annuler une facture impayée, radiez la un journal de crédit sera créé relatif à la facture (jnlccr, or journal de crédits c revenu) pour supprimer ou annuler un paiement, remboursez le dans la fenêtre d’autorisation, vous serez présenté avec l’option de un remboursement sera créé relatif au paiement si vous inversez la facture associée, une note de crédit sera créée relatif à la facture ne supprimez pas les transactions financières la suppression des transactions financières peut causer des problèmes avec les rapports et causer les transactions associées d’être non rapprochées il est extrêmement rare que la suppression d’une transaction soit la meilleure option trouver les transactions la fenêtre trouver les transactions vous permet de rechercher pour les transactions basées sur plusieurs critères allez dans financier/trouver les transactions dans la barre de menu la fenêtre trouver les transactions apparaîtra entrez les critères nécessaires pour trouver les transactions cliquez trouver les résultats seront affichés dans la fenêtre transactions trouvées trouver les comptes et fin de période financière affichage des dettes impayées du centre de contrôle allez dans centre de contrôle /financier/ trouver les comptes utilisez cet affichage pour surveiller les comptes dus et les comptes en retard, et pour imprimer les relevés mensuels le pied de page liste les totaux pour le compte d’items, les dettes courantes, les dettes de 30 jours, les dettes de 60 jours, les dettes de 90 jours, le total de dette et les créances irrécouvrables les icônes de la barre d’outils vous permet de imprimer les relevés pour le patient ou le groupe sélectionné imprimer une lettre globale à tous ou au groupe sélectionné appliquer un journal de débit global journal à tous ou le groupe sélectionné exporter les comptes listés fin du mois reportant les soldes de la fin du mois effectue l’évolution des soldes des débiteurs, les revenus des dispensateurs et des organisations, et les soldes de paiement rapprochez toutes les transactions qui seront incluses dans le rapport imprimez vos rapports et vos relevés allez dans organisation/fin de période/fin du mois la fenêtre fin du mois apparaîtra cliquez dans les cases à cocher appropriées cliquez ok la fenêtre entre l’autorisation apparaîtra entrez le nom et le mot de passe correctes cliquez ok la procédure de fin de mois est maintenant terminée vous pouvez maintenant commencer à entrer les détails financiers pour le mois courant impression des dossiers de transactions relevés sélectionnez dans la barre de menu sélectionnez le patient de la fenêtre sélectionner le patient pour afficher les transactions l’affichage de modifier le patient/transactions s’ouvre cliquez entrez les informations obligatoires et cliquer ok liste de transaction sélectionnez dans la barre de menu sélectionnez le patient de la fenêtre sélectionner le patient pour afficher les transactions l’affichage de modifier le patient/transactions s’ouvre cliquez reçus sélectionnez dans la barre de menu sélectionnez le patient de la fenêtre sélectionner le patient pour afficher les transactions l’affichage de modifier le patient/transactions s’ouvre sélectionnez la transaction pour laquelle le reçu est généré pour imprimer plusieurs reçus à la fois, sélectionnez les transactions souhaitées en utilisant les touches \[maj] ou \[ctrl] cliquez dans la barre d’outils de l’affichage transactions