Administration

guide de l’utilisateur module d'administration suite 550 375 water street, vancouver, british columbia,canada, v6b 5c6 sommaire ajouter les patients dans profile docid\ xn6byb3ucm6lardodlucy ajouter les patients qui existent dans le registre provincial ajouter un nouveau patient qui n’existe pas dans le registre provincial ajouter un nouveau patient sans envoi au registre provincial affichages du registre des patients modifier un dossier patient existant docid\ xn6byb3ucm6lardodlucy sélectionner le état du patient sélectionner une étiquette de patient entrer le dispensateur et le dispensateur alternatif parent proche (pp) informations sur l'employeur notes de patient et alertes docid\ xn6byb3ucm6lardodlucy section notes section problèmes étiqueter un problème en alerte équipe de soins fenêtre rendez vous docid\ xn6byb3ucm6lardodlucy critères de chargement calendrier salle d'attente section « en consultation » espace réservé au patient icônes de la barre d'outils pour l'affichage rendez vous effectuer une réservation standard docid\ xn6byb3ucm6lardodlucy la fenêtre réserver rendez vous sélectionner le patient sélectionner le type de rendez vous ouvrir un rendez vous pour le modifier prolonger un rendez vous changer le dispensateur supprimer un rendez vous annuler un rendez vous surréservation déplacer un rendez vous copier un rendez vous rechercher des créneaux de rendez vous traitement des rendez vous du patient docid\ xn6byb3ucm6lardodlucy mettre à jour l’état du patient « arrivé » déplacer un patient vers une salle d'examen mettre à jour l’état du patient « vu » mettre à jour l’état du patient « fermer la présence » docid\ xn6byb3ucm6lardodlucy examiner les temps de présence réserver un rendez vous hors emploi du temps docid\ xn6byb3ucm6lardodlucy patient sans rendez vous docid\ xn6byb3ucm6lardodlucy bloquer le carnet de rendez vous docid\ xn6byb3ucm6lardodlucy bloquer une journée entière bloquer une partie d'une journée imprimer la liste des rendez vous docid\ xn6byb3ucm6lardodlucy imprimer une fiche jour complet imprimer la liste des rendez vous sélectionnés imprimer des étiquettes docid\ xn6byb3ucm6lardodlucy correspondances manuelles docid\ xn6byb3ucm6lardodlucy voir les correspondances manuelles coordonner manuellement une transaction avec un patient coordonner manuellement une transaction avec un dispensateur scanner des documents docid\ xn6byb3ucm6lardodlucy prévisualiser des documents grouper des documents lier des documents lieu du fichier et catégories importer des documents voir des documents dans le dossier médical déplacer un document vers un autre dossier médical entrer des mesures docid\ xn6byb3ucm6lardodlucy entrer des problèmes docid\ xn6byb3ucm6lardodlucy orientations externes docid\ xn6byb3ucm6lardodlucy examiner les orientations externes gérer les orientations vers l'extérieur interventions docid\ xn6byb3ucm6lardodlucy voir les interventions d'un patient utiliser la liste des interventions réserver un rendez vous à partir de la liste des interventions terminer une intervention ajouter les patients dans profile ajouter les patients qui existent dans le registre provincial 1 cliquez sur dans la barre d'outils pour ouvrir la fenêtre sélectionner le patient du registre provincial 2 les patients peuvent être recherchés en utilisant un des critères suivants nom au complet (champ index ) nom au complet & date de naissance (ddn) nom au complet & code postal numéro de telephone nam et autorité de l’assignation/province 3 le nombre maximum de résultats retournés est 50 s’il y a trop de résultats, utilisez plusieurs critères afin de limiter votre recherche cliquez “ok” pour ouvrir une fenêtre nouveau patient avec les données du patient remplies le champ enregistré correspondra automatiquement à la valeur par défaut de oui cliquer le bouton appliquer pour enregistrer le patient si les données saisies pour le patient répondent aux exigences minimums des règles administratives, le patient sera enregistré et dernier envoi au registre provincial sera mise à jour cliquez ok pour fermer la fenêtre remarque si les critères de recherche sont insuffisants, une boîte de message s’affiche lorsqu’un utilisateur clique sur le bouton rechercher ajouter un nouveau patient qui n’existe pas dans le registre provincial 1 cliquez sur dans la barre d'outils pour ouvrir la fenêtre sélectionner le patient du registre provincial cliquez le bouton pour ouvrir une fenêtre nouveau patient , sans sélectionner un patient existant dans registre provincial entrez les données du patient selon les exigences des règles administratives pour le registre provincial si certaines informations requises sont manquantes, une boîte de dialogue s’affichera avec une liste des champs exigeant les données la case à cocher garder la liste ouverte vous permettra de laisser la fenêtre ouverte afin que vous pouvez la consulter en entrant les données requises, si nécessaire après que vous avez fini, cliquez le bouton appliquer pour enregistrer le patient si les données saisies pour le patient répondent aux exigences minimums des règles administratives, le patient sera enregistré et dernier envoi au registre provincial sera mise à jour cliquer ok pour fermer la fenêtre remarque les champs de téléphone requis le formatage spécifique le numéro de téléphone doit contenir au moins dix numéros exemple 1234567890 si un poste est requis, il peut être entré par utilisant un “x” pour séparer le poste du numéro de téléphone exemple 1234567890 x 123 le message d’erreur suivant est affiché lorsqu’un un numéro de téléphone est entré dans un format inexact ajouter un nouveau patient sans envoi au registre provincial 7\ cliquez sur dans la barre d'outils pour ouvrir la fenêtre sélectionner le patient du registre provincial cliquez le bouton pour ouvrir une fenêtre nouveau patient , sans sélectionner un patient existant dans registre provincial entrez le prénom et nom de famille du patient et la date de naissance laissez les champs de sexe et nam vides cliquez le bouton appliquer une boîte de dialogue s’affichera avec une liste des champs exigeant les données pour enregistrer le patient dans le registre provincial cliquant oui fermera la boîte de dialogue l’état d’enregistrement en bas de la fenêtre modifier le patient sera dernier envoi au registre provincial jamais cliquer ok pour fermer la fenêtre affichages du registre des patients vous trouverez une liste des affichages du côté gauche de la fenêtre chaque affichage du registre des patients sert à entrer ou trouver une catégorie spécifique de renseignements sur les patients, notamment les catégories suivantes général coordonnées, date de naissance, état du patient, nam il est également possible d'indiquer le numéro de téléphone et l'adresse électronique préférés d'un patient famille parent proche, autres membres de la famille, état matrimonial personnel noms alternatifs, photographe la liste des affichages que vous verrez dépendra de votre niveau d'accès ainsi que de votre rôle au sein de l'organisation astuce une fois que les trois champs obligatoires ont été renseignés, vous pouvez cliquer sur appliquer pour enregistrer le nouveau patient sans fermer la fenêtre plusieurs nouveaux affichages seront ensuite disponibles modifier un dossier patient existant pour ouvrir un dossier patient, suivez la procédure suivante cliquez sur dans la barre d'outils, ou sélectionnez patient/modifier le patient à partir de la barre de menu profile ouvrira la fenêtre modifier le patient pour le patient dont le nom apparaît dans le panneau informations patient ceci arrivera, par exemple, si vous avez sélectionné un rendez vous ou un dossier patient si aucun patient n’était sélectionné, la fenêtre sélectionner patient apparaîtra et vous permettra de choisir un patient consultez le guide de l’utilisateur – présentation de profile pour davantage d'informations lorsque vous avez modifié le dossier de patient (veuillez voir les sections ci dessous pour plus de renseignements), et vous voulez mettre à jour le registre provincial, cliquez le bouton dans l’affichage général à partie de la barre de menu de segments la fenêtre sélectionner le patient du registre provincial s’ouvrira recherchez et sélectionnez le patient que vous voulez modifier et cliquez ok si les données saisies pour le patient répondent aux exigences minimums des règles administratives, dernier envoi au registre provincial sera mise à jour cliquez ok pour enregistrer les informations dans la fenêtre modifier le patient et fermer la fenêtre sélectionner le état du patient ouvrez la fenêtre modifier le patient dans le champ état , sélectionnez le statut approprié à partir de la liste déroulante sélectionner une étiquette de patient ouvrez la fenêtre modifier le patient dans le champ étiquette , sélectionnez l'étiquette appropriée à partir de la liste déroulante le nom du patient apparaîtra dans la couleur sélectionnée sur l’affichage de rendez vous et les listes de patients afin d’offrir un indice visuel indiquant un renseignement précis sur le patient entrer le dispensateur et le dispensateur alternatif ouvrez la fenêtre modifier le patient entrez le nom ou cliquez sur pour effectuer une recherche, puis une sélection le champ dispensateur indique le clinicien à qui le patient est assigné ou qui le patient souhaite voir comme un dispensateur habituel; le champ dispensateur aux indique le clinicien auxiliaire si le dispensateur habituel n'est pas disponible parent proche (pp) ouvrez la fenêtre modifier le patient et sélectionnez l'affichage famille entrez le nom de la personne concernée dans la section parent proche si la personne se trouve déjà dans le registre des patients, entrez le nom dans le champ de recherche parent proche les autres champs qui se trouvent dans la section ‘parent proche’ seront automatiquement remplis si la personne ne se trouve pas dans le registre des patients, entrez le plus d'informations possible dans les champs de texte libre nom pp , adresse pp et téléphone pp entrez la relation de la personne si vous la connaissez informations sur l'employeur entrez les données concernant l'employeur du patient ouvrez la fenêtre modifier le patient sélectionnez l'affichage social entrez les informations appropriées dans les champs de recherche employeur et code de profession si vous souhaitez tenir à jour une liste des employeurs et des professions, ou tapez les informations applicables dans les champs de texte libre nom de l’employeur et descr de la profession notes de patient et alertes section notes l'affichage notes du registre des patients vous permet d'ajouter des informations sur un patient en utilisant un texte au format libre ou une section de problèmes structurée ouvrez un dossier patient avec la fenêtre modifier le patient sélectionnez l'affichage notes entrez les informations sous forme de texte au format libre dans le panneau supérieur de cet affichage les boutons de formatage de texte sont les mêmes que ceux de microsoft word cliquez sur une fois terminé section problèmes utilisez le panneau inférieur de l'affichage notes pour inscrire les problèmes administratifs associés à un patient les problèmes administratifs sont des problèmes non cliniques voici quelques exemples possibles « personne malentendante, parler distinctement » ou « a fait l'objet d'un recouvrement de dettes » cliquez sur pour créer un nouvel enregistrement de problème pour le patient entrez les informations pertinentes dans la fenêtre problème administratif qui apparaît les champs obligatoires sont les suivants code doit être le mot note description une brève description du problème si vous souhaitez que ce problème déclenche un message d'alerte, suivez les instructions de la prochaine section une fois terminé, cliquez sur ok étiqueter un problème en alerte les problèmes ordinaires sont simplement enregistrés dans le dossier patient et ne sont vus que si l'affichage notes est sélectionné cependant, certains problèmes devraient parfois déclencher des alertes par exemple, si un patient présente un mauvais risque de crédit, cela devrait apparaître lors des opérations de facturation si le patient est connu pour être à la recherche de médicaments, une alerte devrait apparaître lors de la prise d'un rendez vous ou de la création d'une nouvelle visite suivez la procédure suivante pour étiqueter un problème en alerte entrez les données dans la fenêtre problème et cochez la case alertes sous la case alertes se trouve une liste d'événements système, tels que la réservation ou la modification d'un rendez vous ou l'ouverture du dossier médical du patient cochez chaque événement devant déclencher cette alerte astuce si un problème a déjà été entré, vous pouvez le rouvrir en le sélectionnant dans l'affichage notes , puis en cliquant sur l’icône équipe de soins l'affichage équipe de soins précise les dispensateurs qui contribuent aux soins du patient certains dispensateurs seront automatiquement inclus car ils auront organisé une visite ou effectué un autre type d'action pour le patient les autres dispensateurs seront ajoutés manuellement pour accéder à cet affichage, cliquez sur équipe de soins dans le registre des patients un nouveau rôle d'équipe peut être ajouté en cliquant sur l’icône la fenêtre nouvelle équipe de soins s'ouvre alors date d'ajout la date à laquelle le membre de l'équipe a été ajouté elle applique par défaut la date du jour mais peut être changée si nécessaire ajouté par ce champ en lecture seule indique la personne à l'origine de cet enregistrement rôle de l’équipe sélectionnez l'option souhaitée à partir de la liste déroulante les options dans ce champ sont des codes abrégés de type rôles d'équipe de soins dispensateur le dispensateur chargé du rôle d'équipe ce champ se compose de deux parties une liste déroulante pour sélectionner le type de dispensateur ( interne ou externe ); un champ pour le dispensateur saisissez le nom ou cliquez sur les points de suspension pour ouvrir une fenêtre de recherche des dispensateurs internes ou externes remarque certains rôles d'équipe, tels que le dispensateur habituel , ne pourront être qu’internes état l’état du membre d'équipe ( ouvert ou fermé ), selon que le membre participe activement ou non aux soins du patient responsable cochez cette case si le dispensateur spécifié doit être le membre principal de l'équipe de soins pour le rôle d'équipe indiqué remarque une équipe de soins peut avoir plusieurs membres principaux, mais un seul membre actif pour chaque rôle d'équipe peut être désigné membre principal commentaires il est possible d'entrer des commentaires sous forme de texte libre dans ce champ cas indiquez le cas auquel ce rôle d'équipe de soins se rapporte si nécessaire confidentialité indiquez le rôle de confidentialité pour ce membre de l'équipe de soins si nécessaire date fermé la date à laquelle le membre a arrêté les soins fermé par ce champ en lecture seule est rempli lorsque l’état du membre de l'équipe de soins bascule sur fermé et indiquera la personne à l'origine de la fermeture cliquez sur fermer pour clôturer ce membre de l'équipe de soins un membre « fermé » signifie que ce membre n'est plus impliqué dans les soins du patient l’état peut être remis en ouvert , si nécessaire cliquez sur ok pour fermer la fenêtre nouvelle équipe de soins comme les rôles d'équipe sont déterminés par défaut dans l'affichage équipe de soins, vous pouvez également entrer un dispensateur spécifique en cliquant directement dans le champ dispensateur , qui se trouve à côté du rôle d'équipe spécifique et en entrant le nom du dispensateur interne ou externe il est possible de changer le type de rôle d'équipe en cliquant sur interne/externe fenêtre rendez vous critères de chargement les critères de chargement vous permettent de déterminer les informations de rendez vous que vous souhaitez afficher vous pouvez spécifier le lds (lieu de service), le disp (dispensateur) et la date calendrier le calendrier présente le mois courant et vous permet de naviguer en cliquant sur n'importe quel jour pour voir la charge de rendez vous ce jour là pour voir un autre mois, sélectionnez les flèches et , ou cliquez sur le nom du mois ou de l'année et sélectionnez un autre mois et/ou une autre année à partir de la listedéroulante astuce le bouton de barre d'outils fera revenir le calendrier à l'affichage aujourd'hui salle d'attente la section salle d'attente permet d'avoir un rapide aperçu des patients qui viennent d'arriver et qui attendent leur rendez vous, avec un chronomètre qui reflète leur temps d'attente l'arrivée du patient est automatiquement affichée dans le centre de travail du dispensateur section « en consultation » la section en consultation liste les patients qui sont présents dans une salle d'examen elle identifie la salle dans laquelle le patient se trouve et le dispensateur qu'il consulte les patients qui sont actuellement en consultation avec le dispensateur sont indiqués par l’icône , tandis que ceux qui attendent toujours sont indiqués par l’icône espace réservé au patient l’espace réservé au patient vous permet de stocker temporairement le nom et les renseignements de rendez vous d'un patient lafonction pratique de l’espace réservé au patient fait que le patient peut ensuite être glissé collé dans un nouveau créneau de rendez vous et que tous les renseignements sur le patient seront automatiquement enregistrés icônes de la barre d'outils pour l'affichage rendez vous plusieurs icônes de la barre d'outils contrôlent l'affichage des informations de rendez vous vous pouvez afficher les rendez vous pour un jour, une semaine ou un mois afficher les rendez vous pour un groupe de dispensateurs;par exemple, le groupe médecin, le groupe infirmières ou tous les dispensateurs cela s'appelle l' affichage multi‑dispensateurs afficher ou masquer la zone barre de navigation effectuer une réservation standard la fenêtre réserver rendez vous à partir de l'affichage rendez vous du centre de travail , ouvrez la fenêtre réserver rendez vous en suivant l'une des deux méthodes suivantes double cliquez sur un créneau de rendez vous vide, ou cliquez avec le bouton droit de la souris sur le créneau de rendez vous et sélectionnez réserver à partir du menu déroulant la fenêtre réserver le rendez vous apparaît alors sélectionner le patient entrez le nom du patient dans le champ patient utilisez le même format ( nom, prénom ) qu'à la fenêtre sélectionner patient les recherches de parties de nom sont possibles; une liste de noms correspondants (le cas échéant) apparaîtra dans une liste déroulante double cliquez sur le nom de patient souhaité ou cliquez sur nouveau pour entrer le nom d’un nouveau patient vous pouvez également cliquer sur l'icône points de suspension pour faire apparaître la fenêtre sélectionner patient standard sélectionner le type de rendez vous cliquez sur le type de rendez vous courant, puis sur l'icône points de suspension et sélectionnez le type de rendez vous désiré à partir de la liste, ou commencez à saisir le nom du type de rendez vous et sélectionnez le à partir de la liste déroulante le rendez vous affichera les paramètres de temps et de couleur associés à ce type de rendez vous ouvrir un rendez vous pour le modifier double cliquez sur le créneau du rendez vous; ou sélectionnez le créneau du rendez vous et cliquez sur dans la barre d'outils; ou cliquez avec le bouton droit de la souris sur le créneau du rendez vous et sélectionnez modifier à partir du menu contextuel la fenêtre modifier le rendez vous apparaîtra et vous permettra de modifier les mêmes champs qu'avec la fenêtre réserver rendez vous, à l'exception du nom du patient prolonger un rendez vous pour prolonger la durée d'un rendez vous avec un patient sélectionnez le créneau du rendez vous, cliquez sur sa bordure inférieure et faites la glisser jusqu’à la durée souhaitée, ou ouvrez le rendez vous pour le modifier (comme ci dessus), puis sélectionnez une nouvelle durée dans le champ pour changer le dispensateur pour changer le dispensateur chargé d'un rendez vous ouvrez le rendez vous pour le modifier (comme ci dessus), sélectionnez le champ avec , puis entrez le code du nouveau dispensateur remarque le champ avec est un champ de recherche destiné aux codes de dispensateur inscrits dans la base de données supprimer un rendez vous une réservation peut être supprimée si elle a été entrée par erreur sélectionnez le créneau du rendez vous et cliquez sur dans la barre d'outils, ou cliquez avec le bouton droit de la souris sur le créneau du rendez vous et sélectionnez supprimer à partir du menu contextuel annuler un rendez vous lorsqu'un patient appelle pour annuler un rendez vous, il faut le signaler en tant que tel et ne pas simplement le supprimer sélectionnez le créneau du rendez vous et cliquez sur dans la barre d'outils, ou cliquez avec le bouton droit de la souris sur le créneau et sélectionnez annulé à partir du menu contextuel le rendez vous annulé est toujours visible (pour référence) à l’affichage rendez vous ’, mais un créneau de rendez vous vide apparaît juste à sa droite astuce un paramètre de préférence vous permet de masquer les rendez vous annulés pour cela, cliquez sur organisation/préférences/rendez vous dans la barre de menu surréservation pour réserver deux rendez vous pour le même dispensateur durant le même créneau horaire cliquez avec le bouton droit de la souris sur le créneau du rendez vous et sélectionnez surréservation à partir du menu contextuel les deux rendez vous apparaîtront côte à côte à la fenêtre rendez vous déplacer un rendez vous sélectionnez le créneau du rendez vous à déplacer, puis faites le glisser vers le nouveau créneau souhaité et coller lorsque vous glissez collez le créneau, une étiquette jaune suit le curseur de la souris et indique l'heure de départ et la durée de chaque cellule une boîte de dialogue de confirmation apparaîtra cliquez sur oui pour déplacer le rendez vous astuce si le nouveau créneau ne se trouve pas dans le même affichage que le créneau de rendez vous d'origine, faites glisser le rendez vous vers le champ espace réservé au patient effectuez ensuite une recherche sur le calendrier pour le nouveau rendez vous, puis glissez collez le patient à cet endroit à partir du champ espace réservé au patient une boîte de dialogue de confirmation apparaîtra sélectionnez le bouton approprié ( déplacer, nouveau ou annuler ) pour poursuivre le déplacement si le type de rendez vous ou la durée du créneau de destination n'est pas identique au rendez vous d'origine, une fenêtre apparaîtra et vous demandera d'indiquer les valeurs à utiliser si vous souhaitez conserver la durée et le type du rendez vous d'origine, décochez ces cases si vous souhaitez que le nouveau rendez vous affiche la durée et le type du créneau de destination, laissez ces cases cochées copier un rendez vous si vous souhaitez copier un rendez vous à un autre endroit, mais ne pas modifier le rendez vous d'origine, suivez la procédure suivante sélectionnez le créneau du rendez vous maintenez la touche \[ctrl] glissez collez le rendez vous vers l'endroit souhaité (ou vers l’ espace réservé au patient ) relâchez la touche \[ctrl] pour le reste, la procédure est la même que celle employée pour déplacer un rendez vous rechercher des créneaux de rendez vous profile vous permet de rechercher rapidement des créneaux de rendez vous réservés, annulés ou libres allez dans l'affichage centre de travail/rendez vous cliquez sur dans la barre d'outils du centre de travail pour afficher le panneau recherche rapide dans le champ date de , entrez la date de départ dans le champ pour , sélectionnez l'intervalle de temps à partir de la liste déroulante dans les champs heure de/à , entrez l'intervalle de temps ou le moment de la journée à partir de la liste déroulante dans le dernier champ dans les champs lds/disp , entrez le lds et le dispensateur, si nécessaire dans le champ type/raison , entrez le type de rendez vous, si nécessaire sélectionnez votre action sélectionnez le bouton radio réservé si vous recherchez des rendez vous réservés et entrez le nom du patient dans le champ pour patient ou sélectionnez le bouton radio annulé si vous recherchez des rendez vous annulés et entrez le nom du patient dans le champ pour patient ou sélectionnez le bouton radio créneaux libres si vous recherchez des créneaux de rendez vous libres cliquez sur les résultats de la recherche apparaissent alors dans le panneau situé côté droit astuce si vous avez choisi de rechercher des créneaux libres, vous pouvez réserver un rendez vous en double cliquant dans le créneau souhaité, qui se trouve dans le panneau des résultats de recherche, pour ouvrir la fenêtre réserver le rendez vous cliquez sur pour fermer le panneau recherche rapide astuce il est également possible d'accéder au panneau recherche rapide à partir de spécial/recherche de rendez vous traitement des rendez vous du patient mettre à jour l’état du patient « arrivé » vous pouvez « arriver » un patient de plusieurs manières cliquez sur le rendez vous, puis tout en maintenant le bouton gauche de la souris, glissez collez le rendez vous vers la zone en attente cliquez sur le rendez vous, puis sur l'icône arriver cliquez avec le bouton droit de la souris sur le rendez vous et sélectionnez arriver à partir du menu contextuel un patient qui a été marqué comme « arrivé » apparaîtra dans la zone en attente avec une icône de sablier la colonne attente mesure le temps d'attente du patient remarque le temps d'attente peut être mesuré depuis l'heure d'arrivée ou l'heure de début du rendez vous déplacer un patient vers une salle d'examen vous pouvez indiquer que le patient est en attente dans une salle d'examen cliquez sur le patient dans la zone en attente et faites le glisser vers la salle d'examen appropriée dans la colonne lieu cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du patient dans la zone en attente , sélectionnez assigner le lieu à partir du menu déroulant, puis sélectionnez la salle le nom du patient apparaît alors dans la zone en attente et la zone salle d’examen jusqu'à ce que le dossier du patient soit activé mettre à jour l’état du patient « vu » lorsque le patient est vu par un clinicien l’état du patient bascule sur « vu » lorsque le dispensateur commence à entrer des notes cliniques pour ce patient le patient disparaît de la zone en attente et l'icône de sablier dans la zone salle d'examen laisse place à un œil mettre à jour l’état du patient « fermer la présence » une fois la visite du patient terminée, la présence doit être fermée en suivant la procédure suivante cliquez avec le bouton droit de la souris sur le rendez vous (dans le lieu de présence ou le créneau de rendez vous), puis sélectionnez fermer la présence à partir du menudéroulant cette étape peut tout aussi bien être effectuée par le dispensateur que par le personnel administratif le patient disparaît de la salle d'examen le créneau de rendez vous affiche l'icône pour indiquer que la présence est fermée examiner les temps de présence profile enregistre l'heure d'arrivée du patient et le début et la fin de la présence, conformément aux actions décrites ci dessus réserver un rendez vous hors emploi du temps l'affichage rendez vous montre les heures de disponibilité de chaque dispensateur, ainsi que la durée standard des rendez vous pour le dispensateur pour réserver un rendez vous en dehors des heures normales, suivez la procédure suivante cliquez sur l'icône nouveau rendez vous dans la barre d'outils ou placez le curseur de souris au début de l'heure souhaitée, cliquez sur le bouton gauche de la souris, maintenez le enfoncé puis faites glisser le curseur pour former une section de la taille désirée astuce une étiquette jaune suit le curseur de la souris et indique l'heure de départ et de fin du créneau de rendez vous dans les deux cas, la fenêtre nouveau rendez vous apparaîtra entrez les informations demandées dans les champs en veillant à ce que le panneau heure reflète correctement l' heure de d é but , ladurée ( pour ) et le dispensateur ( avec ) patient sans rendez vous si un patient arrive sans avoir pris rendez vous, utilisez l’option sans rendez vous sélectionnez le dispensateur pour lequel vous souhaitez réserver le rendez vous en cliquant sur le nom du dispensateur au niveau de l'en tête de la colonne cliquez sur l'icône sans rendez vous dans la barre d'outils ou cliquez avec le bouton droit de la souris à n'importe quel endroit du carnet de rendez vous du dispensateur, puis sélectionnez sans rendez vous à partir du menu contextuel la fenêtre de réservation sans rendez vous apparaîtra celui ci ressemble à la fenêtre nouveau rendez vous , mais présente un nombre réduit de champs, étant donné qu'il n'y a aucun renseignement d’heure l'heure du rendez vous sera inscrite comme l'heure exacte de la réservation et le rendez vous sera attribué au dispensateur actuellement sélectionné sur votre fenêtre entrez le nom du patient dans le champ patient cliquez ok le patient apparaîtra immédiatement dans la zone en attente bloquer le carnet de rendez vous bloquer une journée entière vous pouvez bloquer une journée entière pour un dispensateur qui ne prend pas de rendez vous 1\ sélectionnez le jour en question dans l'affichage rendez vous 2 cliquez avec le bouton droit sur le nom du dispensateur au niveau de l'en tête de la colonne ou sur le jour en question s'il n'y a qu'un seul dispensateur sélectionnez blocage à partir du menu contextuel 4 sur la fenêtre de confirmation qui apparaît, indiquez une raison pour le blocage, si vous le souhaitez, puis cliquez sur ok bloquer une partie d'une journée vous pouvez bloquer certaines parties du carnet de rendez vous d'un dispensateur cliquez sur l'icône blocage dans la barre d'outils le curseur de souris se transformera en avec le curseur de la souris, cliquez sur le début de la période à bloquer, puis faites glisser le curseur pour recouvrir la période à bloquer relâchez le bouton de la souris astuce une étiquette d'aide jaune suit le curseur et résume la période de blocage 4 sur la fenêtre de confirmation qui apparaît, indiquez une raison pour le blocage, si nécessaire 5 cliquez sur ok la période bloquée apparaîtra en gris dans le carnet de rendez vous imprimer la liste des rendez vous imprimer une fiche jour complet ouvrez l'affichage rendez vous pour le jour en question cliquez sur l'icône imprimer la liste sur la fenêtre de confirmation cliquez sur tout pour imprimer les rendez vous de tous les dispensateurs affichés, ou cliquez sur sélectionné pour imprimer uniquement les rendez vous du dispensateur sélectionné imprimer la liste des rendez vous sélectionnés pour imprimer les rendez vous pour un intervalle de temps précis, suivez la procédure ci dessus mais sur la fenêtre de confirmation, sélectionnez le bouton radio rendez vous après/rendez vous avant , puis indiquez la période souhaitée imprimer des étiquettes allez dans l'affichage centre de travail/rendez vous sélectionnez un rendez vous cliquez sur dans la barre d'outils cela ouvrira la boîte de dialogue étiquettes de rendez vous sélectionnez le bouton radio toutes les étiquettes si vous souhaitez imprimer toutes les étiquettes pour le jour en question sélectionnez le bouton radio étiquettes après/étiquettes avant si vous souhaitez imprimer des étiquettes pour des périodes distinctes cliquez sur tout afin d’imprimer des étiquettes pour tous les rendez vous affichés cliquez sur sélectionné pour imprimer des étiquettes uniquement pour les rendez vous sélectionnés la boîte de dialogue sélectionner une étiquette apparaîtra 4 sélectionnez une étiquette et le nombre de copies à imprimer cliquez sur ok remarque si vous souhaitez imprimer une étiquette pour un patient qui n'apparaît pas sur la fenêtre rendez vous , cliquez sur l'icône étiquette dans la barre d'outils principale de profile correspondances manuelles la plupart des résultats de laboratoires et autres données entrantes sont automatiquement coordonnées avec le patient et le dispensateur appropriés si certaines des informations utilisées pour la coordination s’avèrent incorrectes ou différentes, celle ci devra être effectuée manuellement voir les correspondances manuelles allez dans centre de contrôle/gérer/correspondances manuelles dans le menu principal astuce seuls les éléments en italique sont sans correspondance; p ex si le nom du patient est en italique, l'item doit être coordonné avec un patient; si le nom du dispensateur est en italique, l'item doit être coordonné avec un dispensateur coordonner manuellement une transaction avec un patient cliquez sur un item dans la liste des « correspondances manuelles », qui se trouve sur le côté gauche de la fenêtre les correspondances possibles pour le patient apparaissent dans le panneau meilleures suggestions de patients choisissez une des options suivantes pour coordonner la transaction glissez collez la transaction sur le nom d'un patient sélectionnez une transaction, puis le nom d'un patient et cliquez sur assigner sélectionnez une transaction, puis cliquez sur trouver pour rechercher un patient une fois la coordination effectuée, le fichier est supprimé de cet affichage et déplacé vers le dossier du patient approprié et l'affichage transactions non signées du médecin coordonner manuellement une transaction avec un dispensateur choisissez une des options suivantes glissez collez la transaction sur le nom d'un dispensateur dans le coin inférieur droit sélectionnez une transaction puis le nom d'un dispensateur et cliquez sur assigner sélectionnez une transaction, puis cliquez dans le champ autre pour rechercher un dispensateur qui ne figure pas dans la liste si la transaction est parvenue à votre organisation par erreur, sélectionnez la et cliquez sur supprimer une fois la correspondance effectuée, le fichier est supprimé de cet affichage et déplacé vers le dossier patient approprié ainsi que l'affichage transactions non signées du médecin scanner des documents le processeur de scan vous permet de scanner des images et des documents et de les importer dans le système, en les associant au dossier médical d'un patient pour scanner un document positionnez le document dans le scanner sélectionnez spécial/processeur de scan dans la barre de menu la fenêtre processeur de scan apparaîtra dans le champ regarder dans cliquez sur pour parcourir les dossiers et sélectionner celui où stocker les scans une fois terminé, le document scanné est indiqué dans le processeur de scan en tant que « inconnu » avec la date du scan prévisualiser des documents pour prévisualiser un document qui a été scanné cliquez sur le scan souhaité à partir de la liste située sur le côté gauche de la fenêtre l'aperçu apparaît sur le côté droit utilisez la barre d'outils pour manipuler l'image supprimer le scan déplacer le scan vers le haut ou le bas dans la liste régénérer l'affichage courant zoomer en avant cliquez sur ce bouton, puis sur le document pour augmenter le grossissement zoomer en arrière cliquez sur ce bouton, puis sur le document pour réduire le grossissement pivoter l'image à 90 degrés sélectionner une partie du document, puis le recadrer grouper des documents pour grouper plusieurs pages d'un document maintenez enfoncée la touche \[ctrl] , cliquez sur les documents, puis cliquez sur lier des documents pour lier des scans ou des groupes de scans à un patient et à un dispensateur sélectionnez le scan ou le groupe de scans que vous souhaitez lier à un patient, puis entrez les informations requises dans les champs pour copier le(s) document(s) à un dispensateur, cliquez sur pour ouvrir la fenêtre sélectionner les dispensateurs à qui envoyer les copies dans cette fenêtre, cliquez sur pour ajouter des dispensateurs internes la fenêtre copier la transaction vers s'ouvre alors sélectionnez le dispensateur pour lequel vous souhaitez copier le document, puis cliquez sur ok cliquez sur cliquez sur appliquer astuce cliquez sur la case pour vous assurer que chaque scan importé sera signé avec le nom du dispensateur auquel il a été lié lieu du fichier et catégories vous pouvez sélectionner la destination d’un scan en utilisant la liste déroulante du lieu du fichier la liste déroulante contient 3 lieux dont 2 ont leurs propres catégories documents lettre orientation consentements directives avancées admission et départ courrier électronique prédire transcriptions plaintes sommaire d’événements divulgation des informations documents scannés résultats pathologie radiologie visites configurer la conservation des propriétés des données il est utile d’activer cette caractéristique lorsque vous scannez des fichiers en lots et chaque scan doit conserver un ou plusieurs propriétés pour la session courante pour conserver les champs cliquez sur conserver la fenêtre configurer la conservation des propriétés des données s’ouvre, avec une liste de tous les champs dont les données peuvent être retenir lors du traitement des scans cochez les items nécessaires et cliquez ok cliquant sur marche/arrêt bascule entre les deux options lorsque marche est sélectionnée, les champs où les données sont conservées seront surlignés en turquoise sélectionnez un scan et le traitez comme d’habitude lorsque vous cliquez appliquer , les champs de données sélectionnées retiendront les données du scan précédent pour le scan suivant le scan suivant sera prêt à traiter cliquez sur marche (pour sélectionné arrêt ) quand les paramètres ne sont plus requis importer des documents une fois liés à un patient ou un dispensateur, les scans peuvent être importés dans le dossier médical du patient et dans l'affichage transactions non signées pour importer des scans cliquez sur pour démarrer le processus d'importation tous les scans du répertoire courant qui ont été liés à un patient et à un dispensateur seront importés cliquez sur ok dans la boîte de dialogue de confirmation en fonction du nombre de documents à importer, cela peut prendre quelques minutes une fois l'importation terminée, les scans sont supprimés de la fenêtre processeur de scan astuce tous les scans importés sont également supprimés du dossier dans lequel ils ont été scannés si vous souhaitez enregistrer une copie des documents sur votre disque dur, copiez les dans un autre dossier avant de les importer les scans peuvent désormais être vus dans le dossier médical du patient la catégorie sélectionnée lors de la liaison du scan à un patient détermine l'affichage du dossier médical dans lequel le scan pourra être vu voir des documents dans le dossier médical les documents associés à un patient peuvent être vus dans le dossier médical ces documents font partie de la correspondance associée au patient comme les images ou lettres scannées allez dans l'affichage dossier médical/documents cliquez sur le document à voir dans la liste vous pouvez voir le document dans le panneau aperçu du document situé en dessous pour afficher le document dans sa taille réelle pour agrandir l'image vous pouvez également double cliquer sur le document pour l'ouvrir dans une fenêtre distincte astuce vous pouvez utiliser le champ trouver pour rechercher des documents effectuez une sélection à partir de la liste déroulante pour trouver les documents selon la description, les mots clés ou le corps de texte entrez le texte dans le champ suivant cliquez sur le bouton pour lancer la recherche déplacer un document vers un autre dossier médical si le document ne se trouve pas dans le dossier médical du bon patient mais dans celui d'un autre patient, il peut être déplacé cliquez sur une boîte de dialogue s'ouvrira et vous demandera si vous souhaitez déplacer le document cliquez sur oui la fenêtre sélectionner le patient pour le déplacement s'ouvre sélectionnez le patient cliquez sur ok le document est alors déplacé avec un commentaire indiquant le dossier médical d'origine entrer des mesures pour ajouter des mesures, suivez cette procédure ouvrez la fenêtre renseignements cliniques pour un patient sélectionnez l'onglet mesures vous trouverez par défaut trois mesures principales la taille, le poids et la tension artérielle qui sont disponibles dans le panneau transaction il est possible d'ajouter d'autres items dans le champ source , sélectionnez observations incorporées double cliquez sur l'observation à ajouter à partir du panneau items disponibles dans le panneau transaction , vous pouvez sélectionner la date et l' heure de l'observation si aucune donnée n'est entrée, la date et l'heure courantes seront appliquées par défaut cliquez sur le champ valeur et entrez la mesure double cliquez dans la colonne pour indiquer que la valeur est anormale si nécessaire entrer des problèmes pour ajouter des problèmes codés pour le patient, suivez cette procédure ouvrez la fenêtre renseignements cliniques pour un patient sélectionnez l'onglet problèmes cliquez sur la fenêtre ajouter problème s'ouvre alors remarque si vous cliquez sur la flèche descendante, vous pouvez ajouter un problème d’un type précis diagnostic , procédure ou social/risque entrez un code en suivant l'une des procédures suivantes tapez le code icd 10 tapez la partie du nom une liste de correspondances possibles apparaît double cliquez sur le code souhaité à partir de la liste entrez les autres informations souhaitées cliquez sur ok pour enregistrer ce problème orientations externes examiner les orientations externes l'affichage orientations dans le centre de travail affiche une liste d’orientations qui répondent aux critères indiqués par le filtre sélectionné pour ouvrir l'affichage orientations sélectionner l'affichage orientations de la fenêtre centre de travail astuce les filtres vous permettent de spécifier les critères pour déterminer les orientations à afficher; par exemple, pour afficher les orientations en fonction de la date à laquelle elles ont été envoyées ou pour afficher les orientations qui nécessitent une action le panneau dispensateurs vous permet de voir le destinataire et l'expéditeur de l'orientation le panneau suivi vous affiche la progression de la communication avec ce patient en ce qui concerne les informations de rendez vous le panneau rendez vous vous permet de modifier l’état de l'orientation et affiche vos informations de rendez vous pour le patient orienté une fois le processus d'orientation terminé, basculez l'état sur fermé l'orientation est alors supprimée de la liste des orientations en attente si vous souhaitez plus d'informations sur l'orientation d'origine, sélectionnez le bouton gérer les orientations vers l'extérieur comme l'orientation se déplace dans le système, vous devrez mettre à jour divers renseignements la progression de l'orientation à partir de la liste déroulante progr ès le champ date/heure du rendez vous externe et conseils à donner au patient concernant ce rendez vous en cochant la case patient informé , le champ progr ès est automatiquement mis à jour et l'orientation une fois le processus d'orientation terminé, choisissez fermé à partir de la liste déroulante état interventions vous pouvez utiliser les interventions pour gérer et effectuer un suivi des visites prévues pour des patients il peut s'agir de visites exceptionnelles ou d'une série programmée de visites, comme pour les examens annuels de santé ou les frottis vaginaux voir les interventions d'un patient pour voir les interventions d'un patient allez dans cliniques/programmes de soins dans le menu principal ou à partir du dossier médical du patient, cliquez sur programmes de soins dans la barre de segments utiliser la liste des interventions exécutez régulièrement la liste des interventions pour générer la liste des patients à voir prochainement basez vous sur cette liste pour contacter les patients et organiser des interventions programmées pour ouvrir la liste des interventions, suivez l'une des procédures suivantes dans le segment clinique du centre de travail , sélectionnez liste des interventions, ou allez dans rapport/rapports de programmes de soins/liste des interventions dans le menu principal sélectionnez le filtre d'affichage approprié changez la période à rechercher cliquez dans le champ correspondant pour faire apparaître un calendrier sélectionnez la date, puis cliquez sur pour régénérer la liste sélectionnez une ou plusieurs interventions, puis choisissez l'une des actions suivantes cliquez sur pour ouvrir l'intervention en vue de la modifier cliquez sur pour conclure l'intervention cliquez sur pour différer l'intervention cliquez sur pour envoyer une lettre cliquez sur pour enregistrer un appel téléphonique cliquez sur pour enregistrer un commentaire cliquez sur pour marquer l'intervention comme « traitée » réserver un rendez vous à partir de la liste des interventions sélectionnez le bouton dans la barre d'outils de la fenêtre ‘liste des interventions’ le panneau rechercher les rendez vous apparaîtra entrez vos critères de recherche entrez l’intervalle de dates entrez le lds et le dispensateur si nécessaire entrez le type de rendez vous que vous recherchez si nécessaire choisissez créneaux libres et cliquez sur le bouton les résultats de votre recherche apparaissent alors à droite de vos critères de recherche et la liste des interventions apparaît en bas de cette fenêtre sélectionnez le patient pour lequel vous souhaitez réserver le rendez vous, puis glissez collez le sur le créneau de rendez vous souhaité le nom du patient apparaît alors dans ce créneau de rendez vous et le panneau activité d'intervention est mis à jour sélectionnez pour fermer le panneau rechercher rendez vous votre rendez vous est désormais lié à cette intervention terminer une intervention pour marquer une intervention comme « terminée » sélectionnez une intervention à partir de la liste; reportez vous à la section voir les interventions d'un patient sélectionnez l'intervention et cliquez sur 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